Wet- en regelgeving voor kilometerregistratie en GPS-tracking in Nederland

Voor ondernemers en wagenparkbeheerders is een nauwkeurige kilometerregistratie onmisbaar. Niet alleen om inzicht te krijgen in het gebruik van bedrijfsauto’s, maar ook om te voldoen aan de fiscale eisen van de Belastingdienst. Een goed werkend systeem voor GPS tracking kan deze administratie vereenvoudigen en fouten voorkomen. Toch brengt het gebruik van een GPS tracker ook belangrijke verantwoordelijkheden met zich mee, vooral op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Fiscale eisen en wettelijke verplichtingen

De Belastingdienst stelt duidelijke voorwaarden aan de kilometerregistratie van zakelijke voertuigen. Werkgevers moeten te allen tijde kunnen aantonen hoeveel kilometers met een bedrijfsauto zijn gereden, en of deze ritten zakelijk of privé waren. Wanneer een werknemer een auto van de zaak rijdt zonder bijtelling, is een sluitende kilometerregistratie zelfs verplicht.

Een GPS tracker biedt hierbij een moderne oplossing: het systeem registreert automatisch vertrek- en aankomstlocaties, tijden en afgelegde routes. Deze gegevens vormen een betrouwbare basis voor de rittenadministratie, mits de software en opslag voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving.

Privacy en AVG-richtlijnen

Omdat GPS-tracking persoonlijke gegevens verwerkt, valt dit onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Werkgevers mogen de locatiegegevens van medewerkers alleen verzamelen als daar een gerechtvaardigd bedrijfsbelang voor is, bijvoorbeeld voor kilometerregistratie, logistieke planning of voertuigbeveiliging.

Daarnaast moeten medewerkers duidelijk geïnformeerd worden over welke data wordt vastgelegd, voor welk doel dit gebeurt en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Bedrijven zijn verplicht passende beveiligingsmaatregelen te nemen, zoals versleutelde opslag, beperkte toegang tot gegevens en een transparant privacybeleid. Niet-naleving van de AVG kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade.

Betrouwbare kilometerregistratie met TrackJack

Een correcte en veilige kilometerregistratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. De systemen van TrackJack voldoen aan de strengste AVG-normen en zijn erkend door de Belastingdienst. Ze bieden ondernemers zekerheid over een waterdichte ritregistratie, inzicht in wagenparkgebruik en optimale bescherming van privacygevoelige informatie.